Qué deberías saber antes de elegir un Cómo elegir un sistema de Reserva Inmediata

8 puntos a considerar al momento de elegir un Cómo elegir sistema de Reserva Inmediata para tu negocio

El mercado está inundado de sistemas de reserva online para hoteles. El propietario de un hotel puede tener la impresión de que hay muchas opciones, pero en realidad son pocos los sistemas que están a la altura. Así que, ¿cómo elegir el sistema de reservas en línea que es adecuado para ti?

1. Planes de tarifas flexibles

Un sistema de Reserva Inmediata debe ser capaz de hacer frente a múltiples escenarios para cualquier estancia. Debes tener la capacidad de establecer múltiples tarifas para una habitación para cualquier rango de fechas. Estos podrían incluir tarifas basadas en el tiempo antes de la llegada (reserva temprana o tardía), períodos especiales (Navidad, Pascua, bodas, conferencias, etc.), duración de la estancia (más tiempo de estancia, más barato es), paquetes (adiciones como Spa, Golf, etc.), vales (tarifas de vales de descuento), etc. Esto debería ser posible sin tener que crear o duplicar habitaciones, lo que podría causar un overbooking y confusión.

Recuerda que todas las herramientas de reserva en línea son esencialmente una base de datos con variables que permiten al software tomar una decisión sobre el precio durante un período determinado. Si las opciones son demasiado restrictivas o demasiado difíciles de programar, verás que tu sistema de reservas comenzará a imponer condiciones a la estrategia de precios. Y eso es lo último que quieres.

2. Administración del inventario

Es fundamental que el inventario ofrecido en el sistema en línea sea 100% preciso y esté actualizado. Cualquier discrepancia podría resultar en la sobrereserva, lo que no será bueno para tu negocio ni tu reputación.

También debe darte la posibilidad de hacer cambios manuales en la gestión del inventario con el fin de sacar salas por razones tales como reserva manual, mantenimiento, eventos especiales, etc.

3. Adminstración de canales

Si ofreces habitaciones a través de terceros y portales, entonces el sistema debe ser capaz de gestionar el inventario y las tarifas mediante la vinculación a bases de datos externas y sistemas de reserva. Esto es muy importante para los hoteles y B&Bs, independientemente del número de habitaciones. Si el inventario de los canales de reserva y tu inventario real no están sincronizados, hay una alta probabilidad de exceso de reservas y situaciones desagradables. Esto también podrían costarte dinero ya que la mayoría de los portales y agencias de reservas te piden que te comprometas a encontrar una habitación equivalente para los huéspedes al costo de tu tarifa.

4. Multilenguaje

Internet ha abierto tu negocio a la audiencia mundial, pero la pregunta es si tus sistemas y presencia en línea son capaces de manejar esto. Si se dirige al mercado mundial, pensar «con inglés basta» no es una opción, especialmente en la industria hostelera. Tu sistema de reservas en línea debe ser capaz de ofrecer servicio en varios idiomas. ¿Por qué un cliente francés querría hacer una reserva en inglés o viseversa?

Esta no es una opción a considerar sólo por los grandes hoteles, e incluso sugiero que es más importante para los pequeños hoteles. Los hoteles pequeños se basan en el servicio personalizado y la sensación de calidez, algo que los huéspedes no conseguirán si insistes en comunicarte solo en el idioma con el que tú te sientes cómodo.

5. Múltiples propiedades

Si tienes varias propiedades, te gustaría utilizar el mismo sistema para todas. La ejecución de un sistema que puede manejar más de una propiedad hará tu vida más fácil, ahorrarás tiempo en la administración y necesitarás menos capacitación para todo el personal involucrado. Mientras que puedes instalar la mayoría de los sistemas en más de un sitio web, un sistema que puede manejar más de una propiedad desde una sola base de datos será mucho más barato y más fácil de administrar ofreciendo una interfaz única y un solo punto de gestión.

6. Procesamiento de pagos

El sistema de Reserva Inmediata debe ser capaz de manejar los pagos, pero también te permite elegir como promover ofertas basadas en el método de pago. Por ejemplo, las tasas no reembolsables que el pago se toma por adelantado, tasas de depósito, sin tasas de depósito o sin tasas de cancelación en diferentes opciones de pago.

El pago en línea tiene costos adicionales que deberías tener en cuenta. El sistema tiene que estar integrado con la puerta de entrada de tu compañía de tarjetas de crédito, que no suelen ser click-and-go. También puede que tengas que cumplir con los requisitos de la compañía de tarjetas de crédito, como la certificación SSL, la política de reembolso, etc. Asegúrese de facturar estos costos o pregunle a tu proveedor sobre las opciones que te pueden ofrecer para reducir o mitigar algunos de estos costos.

7. Manejo del proceso de reserva

El sistema de Reserva Inmediata debe ser capaz de manejar el procesamiento de la reserva, incluyendo el correo electrónico de confirmación para diferentes tipos de reservas. Por ejemplo, se debe enviar un correo electrónico de confirmación diferente dependiendo de si la reserva es pre-pago, no reembolsable, solo solicitud, condiciones especiales, etc. y cada uno en el idioma del huésped que realiza la reserva. Esto es importante ya que es la primera interacción post-reserva que tendrás con el huésped.

8. Asequible

Deliberadamente no he llamado a esta sección «Precio», ya que tengo una aversión a tomar decisiones basadas solo en el precio. Ser caro, barato, o valioso es realmente un problema relativo, que se basa más acerca de lo que puedes permitirte y lo que el producto o servicio puede hacer por ti. Mi preocupación siempre es el rendimiento del precio, en lugar de precio en términos absolutos. Así que la pregunta que tenemos que hacer es cuánto tiempo tendrías que dedicar para administrar el sistema, y lo más importante, si tienes que cambiar tu modelo de negocio o estrategia de precios para que el sistema funcione correctamente.

La primera parte es fácil. Si es difícil de administrar, tomará gran parte de tu tiempo y por ende será caro en términos de costos elementales, a sabes, tu tiempo y el de tu equipo.

Segundo, y no por eso menos importante, el sistema de reservas tiene que estar a tu servicio y no a la inversa. Debes evitar como la plaga cualquier software de negocios que requiera que cambies tu modelo de negocio o estrategia de precios. No tienes por qué adaptarte al software, sino que la aplicación debe estar a tu disposición.

Además, no hay ninguna razón por la que debas pagar comisión o la cuota de reserva. El coste de proporcionar un sistema de reserva en línea del hotel no está vinculado a los ingresos y por lo tanto no debe estar vinculardo a tu flujo de ingresos.

Resumen

Hay muchas opciones disponibles para los hoteles que buscan un sistema de reservas en línea. La clave para elegir uno es entender claramente tus propias necesidades y hacer las preguntas correctas. No te dejes distraer por el ingenioso diseño estético, ya que muchas veces no contribuye a la satisfacción del cliente, ni hará tu vida más fácil. Concéntrate en la funcionalidad y si el sistema es adecuado para la forma en que operas.

Descubre el verdadero costo y no sólo el precio de lista. Los costos incluyen integración de sitios web, integración de pasarela de pago, tiempo de gestión y fiabilidad.

Ofrecemos una amplia gama de servicios de soporte para hoteles pequeños y grandes, incluyendo Web Hosting y Sistemas de Reservas en Línea. También ofrecemos servicios totalmente gestionados tanto para Web Hosting como para Sistemas de Reserva en Línea.Contáctanos para discutir tus necesidades y ver qué podemos hacer por ti.

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