¿Qué buscar en un Sistema de Reserva Inmediata?
Cuando empiezas a buscar un Sistema de Reserva Inmediata, ya sea para un hotel, B&B o alquiler vacacional, te encuentras con miles de opciones. Desde soluciones en el hosting (también conocidas como SaaS – Software as a Service), a soluciones autónomas basadas en PC, o aquellas que se desarrollan para temas en WordPress o Joomla.
Al buscar cualquier herramienta de negocio, primero debes analizar por qué necesitas implementar el sistema, y cuáles son los factores críticos que podrían ayudarte a aumentar la eficiencia y mejorar la experiencia del cliente.
Esto significa que deberás ignorar los sistemas de reserva llamativos o «bonitos». ¡Al igual que con la mayoría de las herramientas de software, forma y función son inversamente proporcionales!! Es decir, cuanto mejor se ve el software, más falta en función.
Entonces, ¿cuáles son las claves a la hora de buscar y elegir un sistema de reserva online?
1. Planes de tarifas
Un sistema de reserva en línea debe ser capaz de hacer frente a múltiples escenarios para cualquier reserva. Es decir, debes poder establecer múltiples tarifas condicionales para una habitación, o una propiedad, para cualquier rango de fechas dado. Estas tarifas condicionales deben incluir:
- Tarifa basada en la antelación de la reserva (reserva temprana o tardía)
- Tarifa basada en disponibilidad (número de personas)
- Tarifa basada en el tiempo de estadía (cuanto más tiempo te quedas, más económico)
- Actividades extras (Paseos, Opciones Extras, etc.)
- Descuentos (códigos de descuento)
Yield Manager o Automated Rates son ideales para operaciones más grandes, pero si estás ejecutando una operación pequeña, podrían no ser tan útiles como esperas. Sin embargo, ¡no te dejes engañar!! Las tarifas automatizadas no se establecen automáticamente, pues todavía tienes que fijar las tarifas, más las condiciones que el sistema debe aplicar para calcular la tarifa en cualquier momento dado. ¡No surjen por arte de magia!
2. Manejo del canal
En estos días es imposible para cualquier negxpediaocio de hostelería escapar de lo que se conoce como OTA (agencias de viajes en línea) como Booking.com, Expedia, AirBnB, Homeaway, etc.
Esto implica que tendrás que vender a través de terceros (portales/ OTA), por lo tanto, tu sistema debe ser capaz de gestionar el inventario, reservas, e idealmente las tarifas mediante la vinculación a bases de datos externas y sistemas de reserva. Esto es muy importante para los hoteles, B&B, y las propiedades de alquiler de vacaciones, independientemente del tamaño de la operación.
Si tu inventario de canales y tu inventario real no están sincronizados, hay una alta probabilidad de exceso de reservas y conversaciones embarazosas, así como malas críticas. Estos también podrían costar caro, ya que la mayoría de los portales y agencias de reservas te piden que te comprometas a encontrar una habitación equivalente para sus huéspedes a su costo.
3. Administración al servicio del huesped
La experiencia del cliente se ha convertido en el factor diferenciador clave en el sector turístico. Recuerda que tu experiencia con el cliente comienza desde el momento en que comienza su viaje a través de tu sitio web, el proceso de reserva, y hasta el momento en que salen del establecimiento.
Esto significa que tienes que comunicarte de forma efectiva desde el momento en que hacen una reserva. Por eso tu sistema de reservas es una parte integral de la experiencia del cliente. La automatización en el proceso te permite predecir los requisitos, anticipar y actuar. Desde recordatorios para el pago, a proporcionar direcciones o asesoramiento sobre las instalaciones locales (alquiler de coches, restaurantes, aparcamiento, etc.), se trata de hacer de las vacaciones una experiencia agradable en lugar de un «Challenge Tour».
Tu sistema de reservas debe ser capaz de brindarte estas posibilidades, y liberar a tu personal para que puedan concentrarse en la prestación de servicios a los huéspedes que se encuentran en el recinto.
4. Pago
Un sistema de reserva en línea debe ser capaz de gestionar cualquier tipo de pago. Métodos de pago comunes como PayPal, Stripe, Authorize.net, etc. deben estar incorporados o, por lo menos, ser fáciles de integrar.
Los pagos en línea tienen costos adicionales, así que ten cuidado con los cargos por comisiones y transacciones. Tu sistema debería ser capaz de integrarse con la puerta de entrada de tu compañía de tarjetas de crédito. Sin embargo, estos no son típicamente click-and-go, ya que cada banco tiene su propia Gateway y API. También es posible que tengas que cumplir con los requisitos de la compañía de tarjetas de crédito, como la certificación SSL, la política de reembolso, etc. Asegúrese de facturar estos costos, o pregunta a tu proveedor sobre las opciones que te pueden ofrecer para reducir o mitigar algunos de estos costos.
Además, el sistema debe permitirte elegir cómo ofrecer ofertas basadas en el método de pago. Por ejemplo, las tasas no reembolsables que el pago toma por adelantado, tasas de depósito, sin tasas de depósito o sin tasas de cancelación, porque todos tienen diferentes opciones de pago.
5. Limpieza y mantenimiento
El sistema de reservas en línea debe ser capaz de manejar el estado de la habitación, para que pueda generar listas con el estatus de limpieza y mantenimiento.
Esto requiere disciplina interna, ya que el personal necesita estar capacitado para usar el sistema de manera efectiva, pero la ventaja es una mejor visibilidad de cualquier problema potencial con las salas y, en última instancia, evitar las quejas de los clientes.
6. Facturación
Mientras que la mayoría de los hoteles más grandes tienen sus propios sistemas de facturación, gran parte de los B&B y hoteles boutique más pequeños no tienen paquetes de contabilidad específicos.
Para operaciones más pequeñas, tu sistema de reservas debe ser capaz de producir facturas precisas, detalladas y profesionales.
Para operaciones más grandes, tu sistema de reservas debería ser capaz de integrarse con tu sistema contable utilizando su API. Asegúrate entonces de que tu sistema contable tiene una API a la que se pueda conectar tu sistema de reservas, sin perder de vista si esto conlleva o no un costo de licencia. La mayoría de los sistemas de reserva ofrecen su propio API sin costo, pero debes pagar si quieres integrarla a tu sistema contable.
Resumen
Hay muchas opciones disponibles para las empresas de hostelería que buscan sistema de reservas en línea. La clave en el proceso de selección es entender claramente tus propias necesidades y hacer las preguntas correctas. No te dejes distraer por un ingenioso diseño estético, porque no ayudan a la satisfacción del cliente, ni harán tu vida más fácil. Concéntrate en la funcionalidad y si el sistema es adecuado para la forma en que operas.
Encuentra el costo y no solo el precio de lista. El costo incluye la integración el sitio web, integración de sistemas de pago, manejo del tiempo y confiabilidad.
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