Muchas personas utilizan su cliente de correo electrónico y sus cuentas como una especie de almacén mágico de archivo que les permite recuperar información en cualquier momento que lo deseen. En efecto, utilizan su correo electrónico como sistema de archivo, guardando archivos para la posteridad.
Sin embargo, permitir que tu cuenta de correo electrónico se utilice como sistema de archivo puede causar problemas en muchos aspectos.
Para comprender el problema, primero debemos entender qué es un cliente de correo electrónico y cómo funcionan estos clientes.
¿Cómo funcionan los correos electrónicos?
En principio, el funcionamiento de los correos electrónicos es fácil de entender. Consisten en una dirección de correo electrónico con un símbolo «@» y un servidor que recibe y envía los mensajes.
Por lo general, tu proveedor de correo electrónico te ofrece un espacio de almacenamiento limitado; actualmente, muchos proveedores ofrecen un mínimo de 1 GB, con la posibilidad de ampliarlo como servicio adicional.
¿Qué es un cliente de correo electrónico?
Hay dos formas de acceder a tu cuenta de correo electrónico.
- Navegador: así es como se accede al correo electrónico público, como Gmail, Yahoo Mail, etc., conectándose directamente al servidor. Algunos proveedores de correo electrónico para empresas y negocios permiten un acceso similar, también conocido como webmail. Este método requiere disponer de conexión a Internet en todo momento, ya que no se guardan copias de tus correos electrónicos en tu dispositivo.
- Cliente de correo electrónico: se trata de una aplicación de software que se instala en el dispositivo (ordenador de sobremesa, portátil, tableta o móvil). Los clientes de correo electrónico, como Outlook, Thunderbird, Apple Mail, Bluemail, etc., permiten gestionar varias cuentas desde un único dispositivo, así como consultar los correos electrónicos cuando no se está conectado a Internet (aunque no se pueden enviar ni recibir nuevos correos hasta que se disponga de conexión a Internet).
¿Cómo se configura el cliente de correo electrónico?
Existen dos modos de uso a la hora de configurar los clientes de correo electrónico
- POP (Post Office Protocol): este método copia todos los correos electrónicos entrantes y salientes a tu dispositivo. Esto significa que tienes una copia tanto en tu dispositivo como en el servidor. Aunque puedes conectar más de un dispositivo a una misma cuenta y los dispositivos pueden ver todos los mensajes entrantes, cada dispositivo solo puede ver los correos enviados desde ese dispositivo, y no los de otros dispositivos.
- IMAP (Internet Message Access Protocol): permite que varios dispositivos se conecten a la misma cuenta de correo electrónico, ya que los dispositivos y el servidor están sincronizados. En este caso, aunque todos los dispositivos pueden ver los mensajes entrantes, también pueden ver todos los mensajes enviados en todos los dispositivos.
¿Qué es mejor, POP o IMAP?
Es una cuestión de opinión, ya que depende realmente de cómo utilices el correo electrónico; sin embargo, por regla general, si tienes varios dispositivos (o personas) que acceden a la misma cuenta, es mejor utilizar IMAP, ya que cada dispositivo tiene copias de todos los correos electrónicos entrantes y salientes.
Otra ventaja de IMAP es que los usuarios nunca tienen que preocuparse por el cambio o la pérdida de un dispositivo, ya que todos los correos electrónicos se encuentran en el servidor, por lo que un nuevo dispositivo se puede sincronizar y tener copias de todos los correos electrónicos en cuestión de minutos.
POP deja una copia de los correos electrónicos entrantes en el servidor, pero los mensajes salientes se guardan en el dispositivo que los envió y no en el servidor. Esto significa que, si pierdes tu dispositivo o este se estropea y deja de funcionar, no podrás recuperar tus correos electrónicos salientes.
¿Qué puede salir mal?
La mayoría de los problemas con el correo electrónico surgen cuando se utiliza un cliente de correo. La mayoría de la gente utiliza un cliente de correo, ya que estos son mucho más fáciles de usar que el acceso directo a través de los navegadores, especialmente si se tiene más de una cuenta de correo electrónico.
El principal problema con los clientes de correo suele deberse a que los usuarios dejan que los correos se acumulen sin control y el archivo principal se vuelva demasiado grande.
Los clientes de correo electrónico utilizan un único archivo para almacenar los correos electrónicos, por ejemplo, PST en el caso de MS Outlook. Cuando estos archivos se vuelven demasiado grandes, tienden a bloquearse y a fallar, lo que con el tiempo provocará la corrupción del archivo. El tamaño del archivo que causa problemas varía según las diferentes aplicaciones de cliente de correo electrónico; algunas empiezan a dar problemas cuando se superan los 20 GB, mientras que otras pueden funcionar sin problemas hasta que se superan los 30 GB o más.
Es difícil predecir el tamaño del archivo del cliente que puede causar problemas en su dispositivo, ya que hay muchas variables, por lo que la mejor práctica es mantener bajo control el tamaño del archivo de su cliente de correo electrónico.
¿Cómo controlar el tamaño del archivo del cliente de correo electrónico?
Existen muchas prácticas recomendadas que pueden ayudarte a mantener el tamaño del archivo bajo control, pero lo importante es recordar que tu correo electrónico ¡no debe utilizarse como un armario archivador!
Estas son algunas de esas estrategias:
- Elimina los correos electrónicos antiguos: no conserves los correos antiguos, ya que, a diferencia de las antigüedades, ¡el valor de los correos electrónicos no aumenta con el tiempo!. Elimina los correos electrónicos que tengan más de dos años, ya que es poco probable que los necesites.
- Archivos adjuntos: los archivos adjuntos ocupan mucho espacio, así que limita el tamaño de los archivos que te pueden enviar, guárdalos en tu dispositivo y elimina el correo electrónico en cuanto puedas.
- Servicios para compartir archivos: si necesitas recibir o enviar archivos grandes, utiliza en su lugar aplicaciones para compartir archivos como G-Drive, DropBox o WeTransfer. Son más seguros y no consumen tu almacenamiento de correo electrónico ni saturan el archivo de tu cliente de correo.
- Servicios de almacenamiento de archivos: los documentos y archivos adjuntos importantes deben guardarse en unidades externas o en servicios de almacenamiento de archivos como G-Drive, DropBox, etc. Tu servidor de correo electrónico no es el lugar adecuado para ellos.
Resumen
Tu correo electrónico no es un sistema de archivo, y debes evitar utilizarlo como tal. Los correos electrónicos son muy útiles para consultar conversaciones o archivos antiguos, pero esta práctica solo debe utilizarse como una solución a corto plazo.
Los archivos de los clientes de correo electrónico que se vuelven demasiado pesados pueden causar graves problemas, y la corrupción de los datos puede provocar la pérdida total de los mismos, por lo que conviene evitar que el tamaño de tu cuenta de correo electrónico aumente sin control.